Rekisteriseloste

SF-Caravan ry ylläpitää rekisteriä sen jäsenyhdistysten henkilöjäsenistä sekä hoitaa liittokokouksen päätöksellä keskitetysti jäsenyhdistystensä henkilöjäsenten jäsenmaksuperinnän. 

Rekisteriin kerättävien henkilötietojen käyttötarkoitus on jäsensuhteiden hoito, hallinta ja ylläpito sekä tilastointi. Tässä selosteessa kerrotaan tarkemmin henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

SF-Caravan ry
Viipurintie 58
13210 HÄMEENLINNA
Y-tunnus 0415946-5
Puh. 03 615 311

Tietosuojavastaavat

SF-Caravan ry
Päivi Fjällström ja Antti Rättö
Viipurintie 58
13210 HÄMEENLINNA
Puh. 03 615 3133 ja 615 3135
jasenrekisteri@karavaanarit.fi

Henkilötietojen kerääminen ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään jäseneksi liittymisen, verkkokaupassa asioinnin, tapahtumaan ilmoittautumisen ja muun asioinnin yhteydessä.

Tietoja päivitetään rekisteröidyn itse ilmoittaessa muutoksista tai muuten ottaessa yhteyttä. Tiedot rekisteriin merkitään henkilön antamien tietojen perusteella.

Henkilöiden nimi- ja osoitetietoja päivitetään kuukausittain Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä Väestötietojärjestelmästä. Mikäli henkilö on tehnyt virallisen muuttoilmoituksen väestörekisteriin, eikä hänellä ole voimassa osoitteenluovutuskieltoa väestötietojärjestelmästä, päivittyy uusi nimi ja/tai osoite automaattisesti. Lisäksi osoitetietoja päivitetään Postin tiedotuspalvelun kautta.

Tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • jäsennumero
  • etunimi, sukunimi
  • lähiosoite (lähiosoite 2), postinumero ja -toimipaikka
  • syntymävuosi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • jäsenlaji sekä jäsenyyden tila
  • uutiskirjeen tilaaminen
  • Caravan-lehden postittaminen
  • jäsenportaalin käyttäjätunnus
  • jäsenkortin tilaustiedot
  • jäsenmaksulaskutukseen liittyvät tiedot
  • jäsenyhdistysten henkilöjäsenyydet sekä kerhojäsenyydet
  • suoramarkkinointilupa/-kielto
  • myönnetyt huomionosoitukset
  • luottamus- ja vastuutehtävät
  • suoritetut ajotaitomerkit
  • tarratilaukset

Verkkokaupassa asioivista sekä tapahtumiin ilmoittautuneista tallennetaan seuraavia tietoja:

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • tilauksen/ilmoittautumisen yhteydessä annetut muut tiedot

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Käyttötarkoitus

Oikeusperuste

Jäsenluettelon ylläpitäminen

Oikeutettu etu, jäsenmaksuperinnän hoitaminen keskitetysti

Verkkokaupan asiakasrekisteri

Sopimus

Uutiskirjeen tilaajarekisteri

Rekisteröidyn suostumus

SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. SF-Caravan ry luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistyksille, yhteistyökumppaneille, tilastollisiin tarkoituksiin, suoramarkkinointiin ja etämyyntiin mikäli rekisteröity ei itse ole kieltänyt luovuttamista. Suoramarkkinointi voi tapahtua postia, puhelinta tai sähköisiä välineitä käyttäen. 

SF-Caravan ry siirtää henkilötietoja sivuston ja palveluiden toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille, kuten internet-sivujen ja asiakkuudenhallintajärjestelmän toimittajille tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä koko jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä jäsenellä on mahdollisuus ilmoittaa tietojensa poistamisesta kokonaan. Mikäli hän ei tästä ilmoita, säilytetään tiedot liittokokouksen päätöksellä toistaiseksi, jotta jäsenyys voidaan henkilön pyynnöstä aktivoida uudelleen voimaan samalla jäsennumerolla.

Verkkokaupan asiakasrekisteriä säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

Uutiskirjeen tilaajarekisterissä säilytetään vain voimassaolevia tilauksia.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

SF-Caravan ry:llä on oikeus siirtää palveluiden toteuttamista varten henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden alueelle, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason. SF-Caravan ry:llä on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmä sekä tiedostot on suojattu käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella pystytään todentamaan kaikki sisään kirjautumiset. Käyttäjille on määritelty käyttöoikeustaso, joten tietoja pääsee muokkaamaan vain pieni osa käyttäjistä.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa ja tarkistaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot. Virheellinen tieto rekisterissä korjataan rekisteröidyn pyynnöstä tai omasta toimesta Jäsenportaalissa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti SF-Caravan ry:n toimistoon. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta häntä itseään koskevia tietoja yhteistyökumppaneille, suoramarkkinointia ja etämyyntiä varten. Suoramarkkinointikiellon voi tehdä osoitteessa www.karavaanarit.fi/suoramarkkinointikielto.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa poistoon niiltä osin, kun tietoja ei tarvita tarkoituksiin, joita varten ne on alun perin kerätty.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hänen oikeuksiaan on rikottu. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.

Henkilötietoja koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä SF-Caravan ry:hyn, puh. 03 615 311, tai kirjeitse osoitteella SF-Caravan ry, Viipurintie 58, 13210 Hämeenlinna tai suoraan ottamalla yhteyttä tietosuojavastaaviin. Heidät tavoittaa numerosta 03 615 3133 tai 03 615 3135 tai sähköpostilla jasenrekisteri@karavaanarit.fi.

Päivitetty 3.10.2019