Pekka Marttila: Gmailia voi käyttää niin monella eri tavalla, että on aika mahdotonta tässä neuvoa sinulle sopivinta tapaa. Mutta lyhyesti sanottuna voit perustaa siihen omia tunnisteita ja kansioita. Voit merkitä viestin kuuluvan yhteen tai useampaan sellaiseen. Esim. minulla on sekä kansio että tunniste "Tilaukset". Merkitsen sillä tunnisteella kaikki sellaiset viestit, jotka liittyvät tekemiini tilauksiin. Samalla voin poistaa siitä tunnisteen "Postilaatikko", jonka jälkeen se ei näy enää postilaatikossa.
Minä en koskaan tyhjennä lähetettyjen tai saapuneiden viestien varastoa muulla tavalla. Roskapostin Gmail ohjaa melko hyvin automaattisesti roskapostikansioon, jota kannattaa ajoittain käydä tutkimassa, onko sinne joutunut asiallisia viestejä. Sieltä Gmail hävittää viestit 30 päivän kuluttua automaattisesti.
Saapuneiden viestien näytössä olen ottanut käyttöön sellaisen näyttötavan, että päällimmäisinä ovat "Tärkeät", sitten on väliotsikko "Tähdelliset" ja alimpana "Muut". Tähdelliset tarkoittavat viestejä, jotka olen itse merkinnyt tähdellä. Sekä tärkeitä että tähdellisiä näkyy ruudulla vain 10 tuoreinta, mutta kaikki vanhemmatkin saa helposti esille.
Kuten sanottu, ohjelma tarjoaa paljon erilaisia käyttötapoja, joita on vaikea tässä selittää, mutta toivottavasti sait tästä edes jotakin. Viestien poistaminen on mielestäni ajan hukkaa, sillä Gmailista ei säilytystila lopu ja roskapostit se hävittää automaattisesti.